Anmerkungen zur Abgrenzung von Abrechnung und Buchhaltung

Bei kleinen CSOs wird häufig nicht sauber zwischen der Abrechnung der Carsharing-Leistungen der CSO und der Buchhaltung für die CSO unterschieden. Oft werden Elemente, die eigentlich in die Buchhaltung gehören, in die Abrechnung gepackt.

Solange keine Umsatzsteuer berechnet und nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden muss, mag das auch noch einigermaßen funktionieren. Spätestens aber, wenn die CSO in die Umsatzsteuerpflicht wächst (oder freiwillig auf die Befreiung von der Umsatzsteuer verzichtet) wird eine saubere Trennung unabdingbar. Damit dann keine schwierige, zeitraubende Umstellung erforderlich wird, sollte besser gleich von Beginn an auf eine korrekte Handhabung geachtet werden.

Was gehört in die Abrechnung?

Bei der Abrechnung werden die Buchungsdaten und die Daten aus dem Fahrtenbuch bzw. von den Fahrtberichten aufbereitet. Ergebnis ist eine Liste mit den einzelnen Fahrten und den dazugehörigen Zeit- und km-Preisen mit einer Gesamtsumme. Diese Liste ist quasi eine Rechnung für die Carsharing-Leistungen der CSO; bei umsatzsteuerpflichtigen CSOs muss diese Rechnung noch die enthaltene Mehrwertsteuer ausweisen und gewisse Mindestanforderungen erfüllen.

Damit wird bereits klar: Bestandteil einer Rechnung können nur die Forderungen für Leistungen der CSO sein, die der Teilnehmer in Anspruch genommen hat und die ggf. auch der Umsatzsteuer unterliegen.

Was gehört in die Buchhaltung?

Nicht auf die Rechnung (oder die Liste), sondern in die Buchhaltung, gehören

• Gutschriften für Auslagen für die CSO, z.B. für Tankbelege
• andere Forderungen der CSO an den Teilnehmer, denen keine Leistung der CSO zugrundeliegt, wie Ausgleichszahlungen für verursachte Schäden oder die Einlage beim Eintritt.

In der Buchhaltung werden sowohl die Rechnungsbeträge für Carsharing-Leistungen (als Umsatzerlöse), als auch Tankbelege (als Aufwendungen), Einlagen (als Verbindlichkeit), Schadensausgleichszahlungen (als durchlaufender Posten oder als Einnahme) und andere Zahlungen ebenso wie die Kontobewegungen auf dem CSO-Konto (z.B. Überweisungen der Teilnehmer) und andere Geschäftsvorgänge (auch Abschreibungen für die Fahrzeuge) verbucht.

Spezialfall: Monats-, Quartals- oder Jahresbeiträge

Bei den lfd. Beiträgen ist zu unterscheiden:

• ein Vereinsbeitrag, der bei Gemeinnützigkeit auch von der Steuer abgesetzt werden kann und für den keine Umsatzsteuer zu zahlen ist, darf nicht auf die Rechnung
• ein lfd. Beitrag, der für die Leistungen der CSO (ähnlich der Bereitstellungsgebühr beim Strom) zu zahlen ist, muss auf die Rechnung, weil für ihn Umsatzsteuer abgeführt werden muss.

Um welche Art von Beitrag es sich im konkreten Fall handelt, muss die CSO selbst entscheiden. Dabei sind die weiteren steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten. So darf ein (umsatzsteuerfreier) Vereinsbeitrag z.B. nicht für Treibstoff oder Reparaturen verwendet werden.

Teilnehmerkonto

Wie erfahren nun die Teilnehmer, was sie tatsächlich zu zahlen haben?

Der Rechnungsbetrag, der normalerweise zu zahlen ist, enthält nicht alle Posten (darf sie gar nicht alle enthalten). Deshalb müssen die Gutschriften und Belastungen, die im Rahmen der Buchhaltung anfallen, noch irgendwie hinzugefügt werden.

Am einfachsten lässt sich das bewerkstelligen, wenn für jeden Teilnehmer das sog. 'Debitorenkonto' der Buchhaltung, das alle Posten des betreffenden Teilnehmers inkl. des eigentlichen Rechnungsbetrages enthält, ausgedruckt wird. Dies ist ein Kontoauszug; der jeweilige Saldo ist - wenn negativ - zu zahlen oder - wenn positiv - von der CSO zu erstatten.

Schlagwörter: